01
Proces księgowania i plan kont
Uporządkowano sposób księgowania dokumentów i zmieniono plan kont tak, aby potrzebna analityka była zapisywana już na etapie księgowania, a nie odtwarzana później w Excelu.
Case study / raportowanie finansowe
Od nawet dwóch miesięcy oczekiwania do codziennie aktualizowanego rachunku wyników
Jak firma produkcyjno-handlowa uporządkowała dane z Subiekta i Rewizora, ograniczyła ręczne składanie raportu w Excelu i zbudowała podstawę do dalszej analityki sprzedaży oraz produkcji.
- Branża
- Produkcja i handel
- Systemy źródłowe
- Subiekt / Rewizor
- Aktualizacja
- Codziennie
- Odbiorcy
- Prezes / zarząd / księgowość
01 / Punkt wyjścia
Dane były w systemie. Problem zaczynał się przy próbie zbudowania z nich informacji zarządczej.
Układ planu kont nie odpowiadał bezpośrednio strukturze rachunku wyników potrzebnego zarządowi. Na jednym koncie znajdowały się wartości, które należało rozdzielić pomiędzy różne linie raportu.
Po zamknięciu księgowań księgowa przeglądała kolejne konta w Rewizorze i ręcznie wybierała wartości potrzebne do poszczególnych linii rachunku wyników. Następnie przepisywała je do Excela, gdzie wynik pozycji powstawał jako zapisana bezpośrednio w komórce sekwencja: + kwota, − kwota, + kolejna kwota. Komentarz do komórki pełnił rolę dokumentacji tej kalkulacji — wskazywał, co uwzględniono i jak zbudowano daną linię. Każda korekta księgowania oznaczała powrót do tych obliczeń, ponowne prześledzenie komentarzy i ręczne uzgodnienie wyniku.
Każdy miesiąc wymagał ponownego wykonania tej pracy, wyjaśnienia rozbieżności i nanoszenia poprawek. Proces był zależny od wiedzy osoby przygotowującej zestawienie i trudny do szybkiego zweryfikowania.
Zamknięcie danych
około 2 tygodni
do pojawienia się ostatnich księgowań po końcu miesiąca
Dostęp do finalnego raportu
nawet 2 miesiące
do otrzymania kompletnego i zweryfikowanego rachunku wyników
02 / Rozwiązanie
Najpierw proces księgowania i analityczny plan kont. Potem model danych i Power BI.
Analiza pokazała, że samo przeniesienie istniejącego Excela do nowego narzędzia utrwaliłoby dotychczasowy problem. Najpierw należało poprawić sposób księgowania dokumentów i zbudować bardziej analityczny plan kont.
02
Hierarchia rachunku wyników
Różne konta są agregowane do odpowiednich linii rachunku wyników. Linie szczegółowe składają się na kolejne poziomy hierarchii, dzięki czemu wynik można analizować od podsumowania do kont źródłowych bez dzielenia jednego konta pomiędzy różne linie.
03
Budżet, model danych i Power BI
Formatka budżetowa i warstwa danych uzupełniły uporządkowaną strukturę księgową. Raport połączył wynik, koszty i sprzedaż z budżetem oraz danymi poprzedniego roku i pozwala przechodzić od podsumowania do linii, kont i źródłowych księgowań.
Przepływ informacji
01
Subiekt i Rewizor
02
Analityczny plan kont
03
Hierarchia rachunku wyników
04
Power BI
Raport w praktyce
Jeden widok dla zarządu i narzędzie kontroli dla księgowości
Ten sam raport odpowiada na pytania o wynik firmy i pozwala sprawdzić, z jakich księgowań wynika konkretna wartość.
Ze względu na poufność danych klienta prezentujemy sposób działania rozwiązania, nie rzeczywiste ekrany raportu.
01
Wynik
Bieżący i okresowy obraz wyniku firmy.
02
Koszty
Analiza kosztów w układzie rachunku wyników.
03
Sprzedaż
Powiązanie wyniku finansowego z poziomem sprzedaży.
04
Porównania
Wykonanie względem budżetu i poprzedniego roku.
05
Szczegóły
Przejście od KPI do linii, konta i dekretu.
06
Weryfikacja
Szybsze odnajdywanie i wyjaśnianie błędnych księgowań.
03 / Efekt
Zmienił się nie tylko termin raportu, ale sposób pracy z wynikiem
W trakcie miesiąca
Dane aktualizują się codziennie. Zarząd widzi roboczy obraz sprzedaży, kosztów i wyniku jeszcze przed pełnym zamknięciem okresu.
Po zakończeniu księgowań
Rachunek wyników nie musi być od nowa składany z ręcznie przepisywanych kwot. Konta są automatycznie agregowane w hierarchicznych liniach raportu, co pozwala uzyskać kompletny wynik po przetworzeniu danych i szybciej wyjaśniać rozbieżności.
Prezes i zarząd
Samodzielnie analizują wynik, koszty i sprzedaż oraz przechodzą do źródeł wybranej wartości.
Księgowość
Wykorzystuje raport do kontroli poprawności księgowań i szybkiego odnajdywania pozycji wymagających wyjaśnienia.
04 / Dalszy rozwój
Rachunek wyników stał się początkiem szerszego systemu informacji
Uporządkowane reguły i model danych pozwoliły przejść do kolejnych obszarów bez budowania wszystkiego od początku.
01
Rachunek wyników
Wynik, koszty i sprzedaż w relacji do budżetu i poprzedniego roku.
02
Analityka sprzedaży
Rozwinięcie raportowania o szczegółową analizę sprzedaży.
03
Zamówienia i produkcja
Weryfikacja zamówień klientów i zleceń produkcyjnych, z analizą elementów wykorzystywanych w wielu produktach oraz rozbijaniem zestawów sprzedażowych na składowe.
Podobny problem w Twojej firmie?
Porozmawiajmy o obecnym procesie raportowania
Pierwsza rozmowa służy sprawdzeniu źródeł danych, obecnego sposobu przygotowania raportu i miejsc, które zabierają najwięcej czasu.